Manter a contabilidade em dia é essencial para o bom funcionamento e a conformidade fiscal de qualquer empresa. Um dos passos mais importantes nesse processo é garantir que todos os documentos contábeis sejam entregues corretamente ao contador, dentro do prazo.
Neste artigo, você vai entender quais são os principais documentos contábeis que devem ser enviados todos os meses, por que isso é importante e como otimizar essa rotina com o apoio de uma contabilidade parceira e digital como a Pilotis Contabilidade.
Por Que Enviar Documentos Contábeis Todo Mês?
A entrega mensal dos documentos contábeis permite que o contador registre todas as movimentações da empresa de forma precisa e tempestiva. Isso garante:
- Cumprimento de obrigações fiscais e tributárias
- Emissão de guias de impostos corretamente
- Elaboração de relatórios financeiros confiáveis
- Redução de riscos com multas e autuações
Mesmo empresas optantes pelo Simples Nacional devem manter esse processo ativo e atualizado.
Principais Documentos Contábeis Mensais
Abaixo, listamos os principais documentos contábeis que devem ser entregues mensalmente, separados por categorias para facilitar a compreensão.
1. Documentos Contábeis de Vendas e Receita
Esses documentos ajudam a registrar o faturamento da empresa:
- Notas fiscais de vendas de produtos e serviços
- Relatórios de vendas emitidos por sistemas ERP ou PDV
- Comprovantes de vendas realizadas por marketplaces ou e-commerce
2. Documentos Contábeis de Compras e Despesas
Servem para controlar os custos operacionais e calcular créditos tributários (quando aplicável):
- Notas fiscais de compras de mercadorias e insumos
- Comprovantes de despesas fixas: aluguel, energia, internet, etc.
- Recibos de prestação de serviços contratados
3. Documentos Contábeis de Funcionários e Folha de Pagamento
Fundamentais para apuração de encargos trabalhistas:
- Contratos e admissões/demissões de colaboradores
- Cartão ponto ou controle de jornada
- Comprovantes de pagamento de salários e benefícios
- Informações sobre férias, afastamentos e atestados
4. Documentos Contábeis Bancários e Financeiros
Permitem que o contador faça a conciliação bancária e o controle de caixa:
- Extratos bancários de todas as contas (corrente, poupança, etc.)
- Extratos de contas de pagamento e carteiras digitais (ex: PagSeguro, Mercado Pago)
- Comprovantes de empréstimos e financiamentos, quando existentes
Tabela Resumo: Entrega Mensal de Documentos Contábeis
| Categoria | Tipo de Documento | Periodicidade de Entrega |
| Vendas e Receita | Notas fiscais, relatórios de vendas | Mensal |
| Compras e Despesas | NF de compra, comprovantes de serviços e contas | Mensal |
| Pessoal e Folha de Pagamento | Salários, ponto, admissões/demissões | Mensal |
| Bancário e Financeiro | Extratos bancários, movimentações digitais | Mensal |
Como Organizar a Entrega dos Documentos Contábeis
Organizar os documentos contábeis com antecedência evita atrasos, correções e retrabalho. Aqui vão algumas boas práticas para sua empresa aplicar:
Utilize Pastas Digitais por Mês e Categoria
Armazene os documentos em pastas organizadas por tipo e por mês, facilitando o envio para a contabilidade e a localização futura.
Digitalize Todos os Documentos Físicos
Evite o acúmulo de papel e facilite a conferência ao digitalizar notas e recibos. O ideal é manter tudo em PDF ou formato de imagem legível.
Estabeleça um Prazo Interno de Fechamento
Não espere o contador pedir. Defina um calendário interno para separar e enviar os documentos contábeis sempre na primeira semana de cada mês.
Centralize a Comunicação com o Contador
Tenha um canal direto (como e-mail ou WhatsApp corporativo) para alinhar dúvidas e pendências rapidamente.
O Que Acontece Se os Documentos Contábeis Não Forem Entregues?
A ausência ou entrega parcial dos documentos contábeis pode causar:
- Atraso na entrega das obrigações fiscais (DAS, DCTF, EFD etc.)
- Multas por não cumprimento de prazos legais
- Apuração errada de impostos, gerando prejuízos
- Impossibilidade de emitir relatórios de desempenho financeiros
- Complicações em auditorias ou fiscalizações
Por isso, manter o fluxo mensal é fundamental para a gestão eficiente e para a segurança contábil da empresa.
Como a Pilotis Contabilidade Facilita Esse Processo?
Na Pilotis Contabilidade, o envio de documentos contábeis é simples, prático e digital.
Plataforma de Envio Automatizado
A Pilotis oferece uma plataforma online onde o cliente pode enviar os documentos de forma organizada, com alertas e prazos configurados automaticamente.
Atendimento Consultivo e Próximo
Além de receber os documentos contábeis, a equipe analisa os dados e orienta o empresário em decisões estratégicas baseadas nas informações da contabilidade.
Relatórios Gerenciais Personalizados
Com base nos documentos entregues, a Pilotis fornece relatórios que mostram a real saúde financeira da empresa — indo além do básico fiscal.
Checklist de Envio de Documentos Contábeis
Para facilitar, confira este checklist mensal que você pode utilizar internamente:
- NF de vendas emitidas
- Relatórios de vendas por canal
- NF de compras e despesas
- Comprovantes de pagamento de contas
- Controle de jornada dos colaboradores
- Folha de pagamento e encargos
- Extratos bancários e de carteiras digitais
- Comprovantes de empréstimos, quando houver
Torne a Gestão Contábil Mais Inteligente e Eficiente
Você sabia que a organização dos seus documentos contábeis impacta diretamente na saúde financeira e na performance do seu negócio?
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